Zgłoszenia zewnętrzne

25 września 2024 r. weszła w życie  Ustawa z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów  (Dz. U. z 2024 r. poz. 928), która chroni przed działaniami odwetowymi osoby zgłaszające przypadki naruszeń prawa.

Procedura przyjmowania zewnętrznych zgłoszeń naruszeń prawa została przyjęta:

Uchwałą Nr VII/21/156/2025 Rady Powiatu Ciechanowskiego z dnia 24.11.2025;

Uchwałą Nr 177/2025 Zarządu Powiatu Ciechanowskiego z dnia 28.11.2025;

Zarządzeniem Nr 61A/2025 Starosty Ciechanowskiego z dnia 28.11.2025 roku.

Procedurę stosuje się do zgłoszeń zewnętrznych kierowanych do organów powiatu:

• Starosty Ciechanowskiego
• Zarządu Powiatu Ciechanowskiego
• Rady Powiatu Ciechanowskiego

Osoby, które posiadają informację na temat nieprawidłowości i naruszeń występujących przy wykonywaniu pracy lub przy realizacji zadań:

- w jej imieniu lub w jej interesie, powinny bezzwłocznie dokonać zgłoszenia wskazując na fakty, zdarzenia i okoliczności im wiadome. Osoby te powinny działać w dobrej wierze oraz w oparciu o racjonalne elementy faktyczne i w interesie publicznym.

Zgłoszenia dokonywane są w sposób jawny. Nie będą rozpatrywane zgłoszenia anonimowe. Zgłoszenie powinno być udokumentowane i  szczegółowo opisane w celu umożliwienia zbadania zasadności zgłoszonych faktów.

Osobami właściwymi do otrzymywania i analizowania zgłoszeń są osoby wyznaczone do ich obsługi zgodnie z Procedurą przyjmowania naruszeń i  działań następczych.

KANAŁY DOKONYWANIA ZGŁOSZEŃ

1. Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane:

1) na adres do korespondencji: Starostwo Powiatowe w Ciechanowie, ul. 17 Stycznia 7, 06-400 Ciechanów,  z dopiskiem „Sygnalista – zgłoszenie zewnętrzne”; 

2) poprzez e-mail na adres sygnalista@ciechanow.powiat.pl, tytuł maila  „Sygnalista – zgłoszenie zewnętrzne” i/lub z wykorzystaniem formularza załączonego do maila. Przykładowy formularz, znajduje się na stronie BIP Starostwa Powiatowego w Ciechanowie pod adresem: https://bip.powiat-ciechanow.pl/strona/2338-sygnalista - Link do pobrania formularza: Pobierz

3) poprzez elektroniczną skrzynkę ePUAP: /ov4n6ri75n/skrytka, tytuł wiadomości  „Sygnalista – zgłoszenie zewnętrzne” i/lub z wykorzystaniem formularza załączonego do wiadomości. Przykładowy formularz, znajduje się na stronie BIP Starostwa Powiatowego w Ciechanowie pod adresem: https://bip.powiat-ciechanow.pl/strona/2338-sygnalista - Link do pobrania formularza: Pobierz

4) poprzez adres do e-doręczeń AE:PL-59145-18733-DTBVG-22, tytuł wiadomości  „Sygnalista – zgłoszenie zewnętrzne” i/lub z wykorzystaniem formularza załączonego do wiadomości. Przykładowy formularz, znajduje się na stronie BIP Starostwa Powiatowego w Ciechanowie pod adresem: https://bip.powiat-ciechanow.pl/strona/2338-sygnalista - Link do pobrania formularza: Pobierz

5) za pośrednictwem aplikacji do dokonywania zgłoszeń w formie elektronicznej pod adresem: 

https://app.sygnalista24.info/starostwo-ciechanow-zewnetrzne/

6) ustnie – telefonicznie nr. tel. 795-055-959;

7) ustnie podczas bezpośredniego spotkania, zorganizowanego w terminie 14 dni od otrzymania wniosku o taką formę zgłoszenia.

2. Organ przesyła sygnaliście niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia, potwierdzenie jego przyjęcia,chyba że sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie lub Organ ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty.

3. Organ podejmuje następujące działania następcze:

1) przyjmuje zgłoszenie zewnętrzne;

2) dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia zewnętrznego, polegającej na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa oraz na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu, a jeżeli nie należy - na ustaleniu organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych;

3) rozpatruje zgłoszenie zewnętrzne - w przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu;

4) przekazuje zgłoszenie zewnętrzne niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach - nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych - w przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania tego
organu - oraz informuje o tym sygnalistę;

5) podejmuje działania następcze z zachowaniem należytej staranności;

6) przekazuje sygnaliście informację zwrotną.

4. Organ może zwrócić się do sygnalisty, na podany przez niego adres do kontaktu, o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w jego posiadaniu. Jeżeli sygnalista sprzeciwia się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości, Organ odstępuje od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji.

5. Organ przekazuje zgłaszającemu informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, a w uzasadnionych przypadkach – w terminie 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, po poinformowaniu o tym sygnalisty przed upływem 3 miesięcy od przyjęcia zgłoszenia.

6. Informacja zwrotna jest przekazywana na podany przez zgłaszającego adres do kontaktu.

SPOSÓB POSTĘPOWANIA Z OTRZYMANYMI ZGŁOSZENIAMI

Upoważnieni przez Starostę Ciechanowskiego pracownicy Starostwa Powiatowego w Ciechanowie:

1) przyjmują zgłoszenia zewnętrzne,

2) dokonują ich wstępnej weryfikacji, podejmują działania następcze, w tym związane z przetwarzaniem danych osobowych,

3) kontaktują się z sygnalistą w celu przekazywania informacji zwrotnych, a w razie potrzeby, zwracają się o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje w zakresie przekazanych informacji, jakie mogą być w jego posiadaniu,

4) przekazują zainteresowanym osobom informacje na temat procedury zgłoszeń zewnętrznych.

OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

1. Organ prowadzi rejestr zgłoszeń zewnętrznych w postaci papierowej.

2. Organ jest administratorem danych osobowych zgromadzonych w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych.

3. Dane osobowe oraz pozostałe informacje zawarte w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

ZACHĘTA

Organ zachęca przed złożeniem zgłoszenia zewnętrznego do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych podmiotu prawnego w którym doszło do naruszenia w przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej tego podmiotu prawnego, a Sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych

DANE KONTAKTOWE RZECZNIKA PRAW OBYWATLESKICH

W przypadku potrzeby kontaktu z Rzecznikiem Praw Obywatelskich, wszelkie zgłoszenia można kierować na adres:

Rzecznik Praw Obywatelskich

Al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa

Telefon: (+48) 22 55 17 700

Strona internetowa: https://www.rpo.gov.pl

Adres mailowy biurorzecznika@brpo.gov.pl